3.4 Module contract (sales )
3.4.1 Tạo hợp đồng
Trong Account kéo xuống chọn tạo hợp đồng. theo hướng dẫn như bên dưới.
Chọn add contract để thêm hợp đồng mới.
Chọn giải pháp => hệ thống tự tính toán ra chi phí tương ứng.
Chọn kỳ hạn => lưu ý kỳ hạn khác nhau có thể dẫn đến giá trị hợp đồng thay đổi.
Chiết khấu lần đầu : Tùy thuộc vào chương trình khuyến mãi đang áp dụng.
Gia hạn : đối với các hợp đồng tổng đài, telesales, contact center thì hợp đồng được chọn là gia hạn.
Chọn các liên hệ phù hợp với hợp đồng. Lưu ý đối với liên hệ kế toán thì hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cước tổng đài, cước dịch vụ phát sinh như SMS, mobile sip ... theo email của kế toán.
3.4.2 Cập nhật email thông báo cước.
ERP cho phép gửi thông báo cước theo từng hợp đồng dựa trên địa chỉ email của contact kế toán được add trên hợp đồng và CC thêm địa chỉ ở phần Billing Mail CC
Có thể thêm email ở nút dấu + hoặc xóa bớt email phần dấu x.
3.4.3 Cập nhật hạn mức mobile sip.
Vào hợp đồng kéo xuống nạp hạn mức cước sử dụng
Nhập số tiền hoặc số phút ( ưu tiên số tiền => hệ thống tự quy đổi thành phút gọi )
Tải lên file UNC của khách hàng.
Sau đó bấm vào nạp cước => Hệ thống sẽ tự động xuất ra billing gửi cho kế toán công nợ
Trường hợp khách hàng muốn đặt cọc thêm thì làm tương tự chỗ hành động chọn "tăng"
Trường hợp khách hàng muốn rút 1 phần cọc ra thì chỗ hành động chọn " giảm"
Hệ thống sẽ lưu lại lịch sử cập nhật hạn mức.
Lưu ý từ ngày 6.12.2023 khi cập nhật hạn mức trả trước ( có up UNC và xác nhận thanh toán với kế toán thì hệ thống sẽ tự động cộng hạn mức cước cho khách hàng mà không cần kế toán phải đóng bill ).
Các trường hợp sales cố tình mở hạn mức trước cho khách hàng khi khách hàng chưa thanh toán nếu có phát sinh nợ xấu Sales phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cho phần hạn mức mở thêm này.
3.4.4 Thêm mới đầu số tự động và thủ công.
Việc thêm đầu số tự động sẽ đảm bảo cho khách hàng có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần HTKT can thiệp.
Đối với các khách hàng cũ đã triển khai, đầu số bị chặn do spam cần book đầu số mới để thay thế. Thì có thể sử dụng chức năng thêm đầu số tự động.
Hệ thống sẽ sao chép cấu hình của 1 đầu số được chọn có sẵn trên hệ thống để áp dụng cho đầu số mới được thêm vào.
" Thay thế cấu hình " là lựa chọn đầu số cũ có sẵn trên tổng đài để. Đầu số mới sẽ coppy cấu hình đầu số có sẵn.
Đối với các đầu số thêm vào thành công hệ thống sẽ cập nhật tình trạng là OK và hệ thống có thể đưa vào sử dụng đầu số mới ngay lập tức.
Đối với các đầu số được thêm vào thất bại ( Tức là không thể coppy cấu hình đầu số đang có để áp dụng cho đầu số mới ) thì trạng thái sẽ báo Failed và sales sẽ tạo ticket chọn các đầu số thêm vào tự động bị lỗi và giao cho kỹ thuật theo như hướng dẫn bên dưới.
Tạo ticket với loại " thêm đầu số ( bị lỗi ) ( Lưu ý không chọn loại " thêm mới đầu số " )=> hệ thống sẽ lọc ra các đầu số đang thêm bị lỗi => ticket sẽ giao cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để xử lý.
Lưu ý : Ưu tiên việc thêm số tự động. Chỉ những đầu số thêm mới tự động không được thì mới áp dụng việc thêm mới thủ công.
3.4.5 Tạm ngưng và mở lại dịch vụ.
Pham vi áp dụng : Các khách hàng đang sử dụng tổng đài.
Các nghiệp vụ áp dụng.
Tạm ngưng dịch vụ khách hàng.
Mở lại dịch vụ khách hàng.
Hướng dẫn thao tác chức năng tạm ngưng dịch vụ PBX. Trên hợp đồng chọn chức năng
Tạm ngưng dịch vụ PBX => Thao tác tự động và thực hiện ngay lập tức. ( ưu tiên sử dụng đối với các khách hàng sử dụng tổng đài ).
Tạm ngưng : => Thao tác kỹ thuật xử lý bằng tay. Chỉ nên áp dụng cho các khách hàng sử dụng các dịch vụ khác như auto call, telesales, voice otp.
Hướng dẫn thao tác chức năng mở mở lại dịch vụ PBX. Trên hợp đồng chọn chức năng.
Mở lại dịch vụ PBX => Thao tác tự động và thực hiện ngay lập tức. ( ưu tiên sử dụng đối với các khách hàng sử dụng tổng đài ).
Mở lại dịch vụ => Thao tác kỹ thuật xử lý bằng tay. Chỉ nên áp dụng cho các khách hàng sử dụng các dịch vụ khác như auto call, telesales, voice otp.
Last updated
