4.Quy định về việc cập nhật đầu số trên ERP

4.1 Quy định về việc khởi tạo và cập nhật đầu số trên ERP.

• Các đầu số khách hàng book thì sales phải có trách nhiệm cập nhật lên hệ thống erp để tính cước.

• Khi cập nhật phải cập nhật chính xác và đầy đủ các thông tin sau.

  • Đầu số : Điền dãy số liền mạch ko có các ký tự đặc biệt dấu chấm, phẩy.

  • Nhà mạng: Chọn đúng nhà mạng theo danh sách cung cấp.

  • Dịch vụ: Mobile sip hoặc Voice Brandname.

  • Đứng tên:

    • Chọn khách hàng: Nếu khách hàng ký trực tiếp hợp đồng đầu số với nhà mạng.

    • VOIP24H : Nếu khách hàng mua đầu số qua VOIP24H cung cấp.

  • Ngày hòa mạng: Là ngày bắt đầu triển khai và sử dụng đầu số. Lưu ý nếu khách hàng book số tháng 10.2023 mà chọn ngày hòa mạng tháng 11.2023 thì tháng 10 hệ thống không xuất cước được.

  • Cước cam kết: Nhập liệu dạng số liền mạch không sử dụng dấy chấm hoặc phẩy. Đây là mức cước cam kết của đầu số có ý nghĩa là nếu khách hàng sử dụng dưới mức cam kết thì vẫn phải trả trên cước phí đã cam kết. Ngoài việc cập nhật lên ERP đúng thì cần phải bổ làm phụ lục đầu số thể hiện rõ số đó là số cam kết cước với khách hàng.

  • Ngày bắt đầu cam kết: Có nhiều trường hợp khách hàng book số cuối tháng và nếu nhà mạng họ cho cam kết từ đầu tháng sau thì sẽ chọn ngày cam kết từ đầu tháng sau, còn nhà mạng không chịu thì mình chọn ngày trong tháng book số.

4.2 Quy định về việc thanh lý đầu số đối với bộ phận Sale.

• Khi khách hàng bị chặn số, hoặc không có nhu cầu sử dụng. Sales tiếp nhận thông tin từ khách hàng hoặc các bộ phận liên quan thì phải có trách nhiệm tạo yêu cầu thanh lý giao cho bộ phận admin theo dõi và tiến hành thanh lý kịp thời để không phát sinh chi phí.

• Trường hợp bill cước tháng N ra bill trong tháng N+1 mà khách không thanh toán. Kế toán công nợ sẽ thông báo cho sales qua tin nhắn, sales có trách nhiệm sẽ tạo yêu cầu thanh lý trên ERP trước ngày 24 tháng N+2 để không phát sinh chi phí cước gọi và thuê bao trong tháng N+3 và nếu sale nhận tin nhắn không tạo ticket thanh lý thì chi phí này khách không chịu thanh toán thì sales phải có trách nhiệm hoàn trả chi phí này cho công ty.

Các trường hợp không làm đúng theo quy định ở mục 4.1, 4.2 dẫn đến phát sinh chi phí và nợ xấu thì sale liên quan phải có trách nhiệm hoàn trả 100% các chi phí phát sinh cho công ty.