4. Quy trình triển khai tổng đài

4.1 Điều kiện để triển khai khách hàng.

các khách hàng triển khai cần đảm bảo 1 trong 2 điều kiện bên dưới ( trường hợp ngoại lệ cần được sự đồng ý của công ty )

• Có hợp đồng bản scan hoặc đã thanh toán phí dịch vụ.

• Nếu trường hợp khách hàng sử dụng đầu số của VOIP24H và thuộc đối tượng phải cọc thì khách hàng phải thanh toán thêm chi phí cọc mới được triển khai đầu số ( Đối tượng khách hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp có địa chỉ kinh doanh hoặc địa chỉ triển khai không ở HCM và HN )

4.2 Thời gian và phạm vi hỗ trợ

• Thời gian hỗ trợ : 12h ( giờ hành chính ).

• Phạm vi triển khai

  • HCM : triển khai trực tiếp tất cả các quận ngoại trừ : Nhà Bè, Củ Chi, Cần Giờ.

  • HN triển khai trực tiếp tất cả các quận huyện ngoại trừ các Huyện sau : Sóc Sơn, Mê Linh, Ba Vì, Sơn Tây, Phúc Thọ, Thạch Thất, Thường Tín, Mỹ Đức, Ưng Hòa, Phú Xuyên, Đan Phượng.

  • Các trường hợp khác muốn triển khai trực tiếp thì sẽ tính chi phí triển khai như ngoại tỉnh . Thu Phi khách hàng 1 triệu / Ngày ( chưa bao gồm chi phí đi lại ).

4.3 Quy trình hỗ trợ.

4.3.1 Chào hỏi và giới thiệu

Giới thiệu và mô tả những công việc tổng quan sẽ làm.

• Giới thiệu bản thân(bạn là ai?, từ bên nào?

• Giới thiệu những công việc sẽ làm(làm những công việc gì, thời gian bao lâu, cần hoặc không cần hỗ trợ từ KH.). Trình tự công việc sẽ là.

  • Lắp đặt thiết bị - trong khoản bao lâu?

  • Hướng dẫn và tư vấn cấu hình gọi vào gọi ra cho khách hàng.

  • Bàn giao TK quản lý và các giấy tờ liên quan.

4.3.2 Lắp đặt.

• Khảo sát.

• Lắp đặt thiết bị.

• Kiểm tra mạng và các thiết bị ngoại vi có khả năng ảnh hướng đến dịch vụ Voip.

4.3.3 Hướng dẫn sử dụng và tư vấn kịch bản cấu hình.

Hướng dẫn.

• Cung cấp tài liệu hướng dẫn kèm theo thiết bị triển khai.

• Tập hợp nhân viên những người sử dụng thiết bị để hướng dẫn các tính năng của thiết bị (nghe/gọi, chuyển máy/pickup, mute/hold, DND, ringtone volume,..) và bàn giao thiết bị cho KH sử dụng sau khi hướng dẫn xong.

• Hướng dẫn khách hàng đầu mối kỹ thuật liên hệ khi có sự cố nghe/gọi.

Tư vấn cấu hình.

• Tiếp nhận thông tin nhu cầu của Kh để lên phương án tư vấn hợp lý nhất về cấu hình gọi vào gọi ra, kịch bản trong giờ/ngoài giờ/bận máy cho KH.

• Hướng dẫn những tính năng của tổng đài trên cuộc gọi(các kiểu reo, trượt máy, lời chào theo khung giờ, …)

• Tư vấn ghi âm lời chào với các kịch bản. Nghĩ lễ, nghỉ tết, lời chào ngoài giờ, lời chào hành chính.

Bàn giao Tk Quản Lý(cho đầu mối sale cung cấp) và các giấy tờ liên quan.

• Hướng dẫn bàn giao và sử dụng tk report theo thông tin đầu mối sale cung cấp.

• Bàn giao các biên bản giấy tờ liên quan.